フランクリン・プランナーadonGTD

ＧＴＤについていろいろ解説しているページを見つけたので、あえて説明することもなくリンク。

最初にＧＴＤを知ったページ
時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気

とてもよく解説されているページ
Getting Things Done (a.k.a. GTD)

デビットアレン本家
The Devid Allen Company


要は、GTDでは物事を「Collect」「Process」「Organize」「Review」「Do」の５つの段階で整理していきます。それぞれの段階で、「一気に行う」とか、「NextActions」を決定するとか、「43Folders」を利用するとか、いろいろなノウハウやテクニックがあります。
ワークフローがデビットアレンＨＰにありましたので参考になるかと思います。

たったこれだけのことなんですが、いざ実践するとうそみたいに仕事が片付くんです。不思議。
ＧＴＤについて深く知りたい場合は本「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」をお勧めします。



さてさて、これらをいかにフランクリンプランナーに組み込むかというのが、このブログのテーマですので、そちらを説明しますね。
まず、「Collect」の段階の「InBox」は手帳では２つの方法で格納します。
一つは「InBox」タブの中に箇条書きで記入します。
もう一つは、裏表紙のカードホルダーを使います。



というのも、会社や家で思いついたことを小さなメモに記入するので、これをまとめてここにはさんでおくのです。で、前の晩や朝一番でメモは「InBox」タブの中に記入していきます。この方法だと気づいたことを忘れることなくスケジュールに組み込め、プランナーのカードホルダーも有効活用できます。＃この部分結構利用方法がなかったのが、いま一番活用されてます。

そして、「Process」では、「InBox」の内容についてまとめて処理します。
このとき、ＧＴＤの「２分ルール（２分でできることはすぐやる）」のおかげで、優先順位が低くてもすぐ片付けられる仕事は処理されていきます。＃これが結構便利。大事でない仕事を後回しにしてたまってしまうことがなくなります。


「Organize」は、「NextActions」の各タブに仕事内容を整理していきます。このタブは「会社」とか「外出」とか状況に応じて作成します。というのは、作業を効率的に行うには、優先順位ではなく状況で判断する方が便利な場合が多いというのがＧＴＤの考え方だからです。
たとえば「コンピュータ」というタブを作成しておけば、「コンピュータ」を利用する仕事が全部リストアップされるので、パソコンの電源いれたときにことリストをみればすることが一目瞭然でかたっぱしからかたづけられるわけですね。

このとき、時期が決まっているものは、フランクリンプランナーの月間カレンダーやリフィルに直接記入します。ＧＴＤの「備忘録ファイル」とか「43Folders」がここに相当します。これはプランナーのカレンダーがまさに対応しているので、そのまま利用しています。


「Review」は毎日、毎週、確認しています。
このとき、「価値観」や「役割」「ミッションステートメント」も一緒に確認しています。


最後は「Do」です。ＧＴＤの作業順序の考え方は「状況」「時間的余裕」「エネルギー的余裕」「優先順位」の順番なので、７つの習慣とは異なります。
そこで私は、毎日７つの習慣の「第一領域」と「第二領域」の事項を１つか２つだけ決定しスケジューリングして、あとのあいた時間をＧＴＤの考え方でスケジューリングします。
このため、リフィルも作ってしまいました。



ＧＴＤ用のタブを作成して、リフィルまで自作して毎日を過ごすうちに、いろんなことに気づいてきました。次回からそのあたりを説明しますね。

順番が逆になりましたが、ＧＴＤを使い始めた経緯を説明します。

最初はフランクリンプランナーだけでスケジューリングをしていました。7つの習慣の考え方に基づき、優先順位を決めて毎日過ごすことはとても気持ちよかったです。が、しばらく利用しているうちにどうも私の性格や仕事内容とあわないことにきづき始めました。

というのも、ＩＴ企業勤務とはいっても研究っぽい仕事をしているので、見積もり時間どおりに結果がでることが非常に少なく、かつその他雑用で細かい作業がたまってしまうのです。毎日適切な優先順位の決定と正確な見積もりができればいいのですが、なかなかこれがおっくうでした。

そこで、日々の仕事をかたっぱしから片付けることのできるＧＴＤを試すことにしました。

フランクリンコヴィーさんが、価値観→ミッションステートメント→目標→日々のスケジュールと王道の方法を進むのに対して、デビットアレンさんのＧＴＤは、するべきことの価値と次の行動を考えることで、ストレスなく生産性を高めることを目的としています。アレンさんの方法はあまり道徳的な考え方ではなく、深く考えずに大量の仕事を処理することを目標としています。
言い換えると、コヴィーさんが自分の価値観など人生感から日々の行動を計画するのに対して、アレンさんは周りにある仕事を片付けるための工夫から日々の行動を計画しています。アプローチとして反対の方向から攻めていくのです。

当然、どちらか片方でもしっかり身に付ければ充実した毎日を送れると思います。が、フツーな人である私は毎日の気分で使い分けることにして、気分転換とあわよくば２倍の生産性をもとめて、フランクリン・プランナーにＧＴＤメソッドをアドオンすることにしました。

で、アレンさんのＧＴＤメソッドの一面が、前回記述した「Inbox」「NextActions」、、、という分類方法なんです。我ながら、ほんとにいい感じで毎日を過ごしています。

次はＧＴＤの基本概念の説明です。

私の手帳では、大きく前半部分が７つの習慣で、後ろ半分がＧＴＤ（Getting Things Done）になっています。そして、フラクリン・プランナーの目標シートと月間ページが７つの習慣とＧＴＤ共通で使用しています。

前から見たタブ構成↓。情報シートまで月間ページの前にいれてます。



後ろから見たタブ構成↓。プランニングカレンダーのあと、プラスチック・インデックス・タブや、シート・プロテクターを使ってます。



前半分はフランクリンコヴィーさんの教え通りオーソドックスに使用しています。やっぱり考え方として王道だと思うことと、最初の部分に月間シートいれるとリングで記述しにくいから先に入れてます。
後ろ半分がＧＴＤ部分です。私は、「InBox」「NextActions」「Wating」「Idea」「Memo」と大きく５つに分類し、「NextActions」を「会社」「自宅」「外出」「連絡」「Someday」の５つにさらに分類してます。こちらもオーソドックスな分類だと思いますが、あえていえば、「Someday」を「NextActions」に含めていることが工夫でしょうか。最初は大分類として「Someday」を使用していたのですが、なかなかレビューを適切にできなくて見直すことがなかったため、「NextActions」にいれていつも確認するようにしています。デビットアレンさんの言葉通りテプラ使ってます。

タブ構成は自分にあわせた試行錯誤がつづきますね。みなさんはどのように工夫しているのでしょうか？

次回はＧＴＤをあまり知らない人もいると思いますので、ＧＴＤの簡単な説明を含めてもう少し詳しく利用方法を説明します。おやすみなさい。

さて、さっそく私のプランナーを紹介します。



バインダーはコンパクトタイプのオープンで、イタリアンカーフ・バインダーの25mmを使用してます。バインダー選びは悩みましたが、持ち運びできて情報がある程度記入できて、持ちたくなる外見のもの、、と考えるとコレになりました。
＃さすがにコードバンは値段が高くてやめました。イタリアンカーフだって安くないのに。。

リフィルはオリジナルのウィークリーリフィルを使ってましたが、現在はちょっと改良した自作のものを使用してます。これはまた別途説明しますね。

手帳が汚くなるとやる気がしないので、毎日磨いてます。。
次回は、タブ構成を説明します。

写真だけ↓どうぞ。

はじめまして。私はＩＴ企業に勤めるサラリーマンです。
激務のなか、いかに仕事を片付けて、自分や家族の時間を確保していくかを日々考えています。
で、現在使用している手帳を皆さんにお伝えして、少しでも参考になればと思いブログ始めます。


私の手帳はフランクリン・コヴィー社のフランクリン・プランナーを基本にＧＴＤをアドオンしてます。これでスティーヴン・コヴィーが主張する7つの習慣―成功には原則があった!とデビット・アレンの主張する仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法の両方を実現するという欲張りなものです。





我ながらかなりいい感じに活用しているのですが、まだまだ改良の余地があるので、そのあたりの改良過程も含めて紹介できればと思っています。


スケジュール管理術はいろいろあるので、そのあたりの知恵をみなさんと情報交換できるといいなと思ってます。よろしくお願いします。